ניהול דומיינים

תכונות ניהול דומיינים מאפשרות ל-organization owners ב-Enterprise לתבוע בעלות על דומיין של כתובת אימייל המשויך לסביבת העבודה שלהם. פעולה זו פותחת את האפשרות להגדיר SAML SSO עבור ארגון, לבנות חיבורי Notion באמצעות תצוגה מקדימה של קישורים, ולשלוט במי יכול ליצור סביבות עבודה.

כדי לאמת דומיין עבור סביבת העבודה שלכם:

1. עבור אל notion.com/settings/organization.

2. בלשונית General בהגדרות הארגון שלכם, בחרו ב-Manage email domains.

3. בחרו ב-Add email domain.

4. הזינו את דומיין האימייל שלכם ובחרו ב-Get verification code.

5. עקבו אחר ההנחיות כדי לעדכן את רשומת ה-DNS שלכם.

6. לחצו על Verify domain כדי להנחות את Notion לבדוק את רשומת ה-DNS שלכם.

   • אם הסטטוס של הדומיין שלכם הוא Pending, בחרו ב-•••ליד הדומיין → View details → Verify כדי לאמת אותו באופן ידני.

7. לאחר השלמת האימות, תראו תיבת דו-שיח של אישור והסטטוס של הדומיין שלכם יהיה Verified.

כדי להתאים אישית הרשאות ליצירת סביבת עבודה:

• סביבת העבודה שלכם חייבת להיות בתוכנית Enterprise.

• עליכם להיות organization owner.

• אמתתם לפחות דומיין אחד. הוראות לאימות דומיין ניתן למצוא למעלה →

באפשרותכם להתאים אישית הרשאות לגבי מי יכול ליצור סביבות עבודה חדשות באמצעות הדומיינים המאומתים שלכם. כדי לעשות זאת:

1. עבור אל notion.com/settings/organization.

2. עברו ללשונית People.

3. במקטע Managed accounts, יש לבחור אפשרות מתוך רשימה נפתחת ב-Allow users to create new workspaces כדי להפעיל או לכבות את הפעולה. כאשר האפשרות כבויה, רק organization owners יוכלו ליצור סביבות עבודה חדשות עם הדומיין המאומת שלכם.

לאחר אימות דומיין, organization owners בתוכנית Enterprise יכולים לבצע העברת בעלות, למחוק או לתבוע בעלות על סביבות עבודה שנוצרו על ידי משתמשים עם הדומיין המאומת שלהם.

כדי להציג ולנהל סביבות עבודה שניתן לתבוע:

• עליכם להיות בעלי ארגון בתוכנית Enterprise.

• הדומיין המאומת שלכם אינו יכול להיות דומיין חינוכי.

• הדומיין המאומת שלכם חייב להיות מאומת במשך 14 ימים לפחות.

• עבור סביבות עבודה של חבר יחיד, האימייל של יוצר סביבת העבודה חייב להשתייך לדומיין הארגוני המאומת.

• עבור סביבות עבודה מרובי חברים, האימייל של יוצר סביבת העבודה חייב להשתייך לדומיין הארגוני המאומת (היוצר אינו חייב להיות חבר נוכחי בסביבת העבודה). לפחות בעל סביבת עבודה נוכחי אחד (היוצר או מישהו אחר) חייב להשתמש באימייל המאומת.

• אם ברצונכם לתבוע סביבת עבודה של Enterprise, סביבת עבודה זו אינה יכולה להיות חלק מארגון אחר.

בעלי ארגון בתוכנית Enterprise יכולים להציג את כל סביבות העבודה שאינן Enterprise שנוצרו על ידי משתמשים עם הדומיין המאומת שלהם על ידי מעבר לכרטיסייה General בהגדרות הארגון שלהם → Manage workspaces. משם, הם יכולים:

• להציג כל סביבת עבודה עם מידע כמו שמה, סוג התוכנית, מספר החברים ועוד.

• לבחור ב-Add workspace כדי לתבוע סביבות עבודה מרובי חברים ולשדרג אותן לתוכנית Enterprise (אם הן עדיין לא בתוכנית Enterprise).

• לבקש העברת בעלות או למחוק סביבות עבודה של חבר יחיד.

באמצעות ניהול דומיין, organization owners בתוכנית Enterprise יכולים לבקש שינוי בהעברת בעלות על סביבות עבודה של חבר יחיד המשתמשות בדומיין מאומת לכתובת אימייל שאינה ארגונית. זה מועיל במיוחד כאשר משתמשים יצרו סביבת עבודה באמצעות כתובת אימייל ארגונית, אך משתמשים בסביבת העבודה בעיקר עבור פרויקטים אישיים.

כדי לשנות בעלות על סביבת עבודה:

• עליכם להיות בעלי ארגון בתוכנית Enterprise.

• סביבת העבודה חייבת לכלול חבר אחד בלבד.

כדי לעשות זאת, בעלי ארגון יכולים לבצע את השלבים הבאים:

1. עבור אל notion.com/settings/organization.

2. עברו לכרטיסייה General.

3. יש לבחור ב-ניהול סביבות עבודה → הוספת סביבת עבודה.

4. יש לבחור ב-••• לצד סביבת עבודה של חבר יחיד.

5. יש לבחור ב-בקשת העברת בעלות.

כאשר בקשת השינוי מוגשת, תישלח התראת אימייל לבעל סביבת העבודה של סביבת העבודה שנבחרה, והמשתמש לא יוכל לגשת לסביבת העבודה שלו עד שישלים את שלבי ההעברה הנותרים כדלקמן:

1. יש להתחבר לסביבת העבודה.

2. יש לפעול לפי ההוראות ולשנות את כתובת האימייל המשויכת לחשבון לכתובת אימייל שאינה ארגונית. שים לב שבעוד שמתבקשת העברת בעלות על סביבת עבודה של חבר יחיד, המשתמש אינו יכול לשנות את האימייל המשויך לחשבון המשתמש שלו.

3. קוד אימות יישלח לכתובת האימייל כדי לאשר את בעלות המשתמש על החשבון. יש להזין קוד אימות זה בסביבת העבודה.

4. הודעת אימייל אוטומטית תישלח ברגע שהשינוי יושלם.

ברגע ש-organization owner מאמת דומיין, תישלח הודעת אימייל אוטומטית לכל בעלי סביבות העבודה הקיימות עם אותו דומיין, שתודיע להם שסביבות העבודה שלהם עומדות בדרישות למימוש בעלות.

במהלך תקופת התראה זו של 14 ימים, בעלי סביבות עבודה יכולים לבקש העברת בעלות רק על סביבות עבודה של חבר יחיד. הם לא יוכלו למחוק סביבות עבודה של חבר יחיד או לתבוע בעלות על סביבות עבודה מרובי חברים.

בעלי ארגון יכולים גם לייצא את רשימת סביבות העבודה שניתן לממש עליהן בעלות כקובץ CSV. כדי לעשות זאת:

1. עבור אל notion.com/settings/organization.

2. עברו לכרטיסייה General.

3. יש לבחור ב-ניהול סביבות עבודה → הוספת סביבת עבודה → ⬇️.

ייצוא ה-CSV יישלח אליך באמצעות האימייל.

באמצעות ניהול דומיינים, organization owners בתוכנית Enterprise יכולים לשלוט בקלות רבה יותר באופן שבו נעשה שימוש בדומיין המאומת והיכן מאוחסנים פרויקטים קשורים ב-Notion. לדוגמה, כאשר עובד עוזב חברה, organization owners בתוכנית Enterprise יכולים למחוק את סביבות העבודה של חבר יחיד שלהם כדי לנקות תוכן ישן תוך שמירה על תאימות.

כדי למחוק סביבת עבודה:

• עליכם להיות בעלי ארגון בתוכנית Enterprise.

• הדומיין אומת לפני 14 ימים לפחות.

• סביבת העבודה חייבת לכלול חבר יחיד בלבד, ועליה להיות בתוכנית חינמית או שכל התשלומים עבורה בוצעו אם היא בתוכנית בתשלום.

כדי למחוק סביבת עבודה, בעלי ארגון יכולים לבצע את השלבים הבאים:

1. עבור אל notion.com/settings/organization.

2. עברו לכרטיסייה General.

3. יש לבחור ב-ניהול סביבות עבודה → הוספת סביבת עבודה.

4. יש לבחור ב-••• לצד סביבת עבודה של חבר יחיד.

5. יש לבחור ב-לוח זמנים למחיקה.

כלי איחוד סביבות העבודה זמין ללקוחות Enterprise בטיפול מכירות דרך צוות ניהול החשבונות של Notion. למידע נוסף על תמיכה באיחוד סביבות עבודה כאן.